「WEB会議」という言葉をメディアなどを通じて頻繁に聞くようになって久しい昨今、その普及はますます広がっています。
実に多くのメリットを持つWEB会議は、働き方そのものの常識を覆してしまうほど便利で使い勝手の良いものです。
まず、WEB会議はクラウドサービスが一般的であるため、インターネット回線があればパソコンやモバイルデバイスを通じて場所を選ばずどこからでも簡単に接続することが可能です。
とても手軽で、取り組みやすいという特徴が挙げられます。
ネット環境さえあれば、多くの人が1カ所に集まることなく会議に参加することが可能です。
移動のための時間がかからないことも大きなメリットと言えます。
遠く離れた場所、例えば日本の企業と海外の拠点で、地球の反対側にいても手間をかけずに会議ができます。
移動のための時間やお金を一切かけることなく多くの人が一堂に会することが可能です。
通常の会議であれば、人数に見合った会議室の確保が必要です。
社内にそういった場所があればまだ良いですが、多くの社員が一度に集まるとなれば、社外で広い空間を確保しなければならないことも珍しくはありません。
その点、WEB会議ならそういった手間や費用は一切要りません。
パソコンやウェブカメラ、ヘッドセットなどわずかなツールで同じ時間に開始をすることができます。
会議と言えば、配布するための資料の用意も必要ですが、あらかじめメール等に資料を添付をすることで情報共有しておけば、紙媒体の書類を用意する必要はありません。
手間の大幅な削減と、コストの削減にもつながります。
電話やメールなどで情報をやり取りする場合、活字だけの味気ないものになりがちです。
WEB会議であれば、お互いに顔を見ながらコミュニケーションがとれます。
活字のみの情報だと、それから相手の心情や気持ちを推し量る事は難しいです。
顔を突き合わせてコミュニケーションを取ることの重要性は、多くの人が知るところです。
ビジネスの世界でも、顔を見てやりとりができればお互いの気持ちを察しながら話を進めることができ、効率の良い商談や打ち合わせが可能です。
WEB会議であれば、開始時間にさえ気をつけていれば、その直前まで他の仕事をしたり、会議の準備を進めることができます。
一々集まって時間をとられるよりもはるかに効率的な仕組みです。
皆が集まる会議のたびにこの無駄な時間や出張費は積み重なるので、早めに取り組もうという企業や団体は増えています。
「出来る人」のなかで話題のWEB会議
例えば全国に支店や営業所がある企業の社員が1カ所に集まって会議をする場合、出張費がいくらかかるかは考えただけでもぞっとします。
WEB会議を導入すれば、この費用が一気になくなります。
数ヶ月に1度等のペースで会議をすることを考えれば、相当な経費を削減することが可能です。
「出来る人」ほど導入に積極的であるのは、こういった理由があるからに他なりません。
時間の節約とスピーディーな情報共有
経費の問題だけではありません。
移動するための時間がなくなるので、その時間を単純に他の仕事に充てることができます。
マイナスがなくなってプラスに転じるという考え方ができます。
急に多くのメンバーが集まらなければならないような事態に遭遇した時も、WEB会議は威力を発揮します。
皆が集まることなく迅速に会議を始めることができるため、ビジネスチャンスを逃すリスクを減らすことができます。
近年のビジネスにおいてスピードはとても重要な要素です。
企業として成長するためにも迅速な決断は、必須の要素と言えます。
情報共有もとても楽になります。
会議に参加する全員が同時に、同じ情報を手にすることができるため、とても効率的です。
事前の準備にかかる手間も、大幅に削減できます。
WEB会議を録画しておけば、議事録として後に活用することができますし、情報共有に使用した資料もかさばる事はありません。
簡単に、かつ手軽に全員が顔を合わせることができるため、実際に同じ場所に集まっているのと同じ臨場感で会議を進めることができます。
これもメリットとして大きいです。
費用について
初期費用がかからないことも、WEB会議の仕組みのメリットです。
クラウドサービスを利用すれば投資は最小限で済みます。
専用サーバーやシステムを構築する必要すらないため、とてもリーズナブルです。
計画をしてから実現までの時間があまりかからないのも利点の一つです。
時間や手間の削減は、働き方そのものにも大きく影響します。
一日中WEB会議がある日などは、出社する必要すらない人もいます。
WEB会議は、たくさんの活用方法があることも大きな特徴です。
社内外の会議、ミーティング、研修、セミナー、カスタマーサポートなど、使えるシーンは実に多く、工夫次第でまだまだメリットを増やすことも可能です。
お金も時間も大幅に節約できる仕組みが、比較的簡単に手に入ります。
「出来る人」の中でWEB会議の導入がよく話題に上るのは、必然とさえ言えます。
働き方をポジティブな方向に変える仕組みを検討する時、WEB会議は非常に優良な選択肢となり得ます。